Aufgaben schneller erledigen, Arbeitszeit effizienter nutzen und dadurch tausende Euros sparen? Klingt wie eine Wunschvorstellung, kann durch Workflow Automatisierung aber Realität werden.
Workflow Automation ist eine Möglichkeit, wiederkehrende manuelle Aufgaben durch bestimmte Tools und Apps automatisieren zu lassen. Dadurch lassen sich nicht nur Arbeitsabläufe optimieren – du reduzierst auch gleichzeitig das Risiko für menschliche Fehler!
Als Marketing Agentur setzen wir bei unseren Kunden regelmäßig Workflow Automatisierungen ein und sind von dem Konzept komplett überzeugt! Wir wissen, wie man Arbeitsabläufe so programmieren kann, dass das Unternehmen läuft wie ein Uhrwerk.
In diesem Beitrag wollen wir unser Fachwissen mit dir teilen und zeigen dir nicht nur die Vorteile der Workflow Automatisierung, sondern auch konkrete Beispiele und Use Cases.
Was ist ein Workflow einfach erklärt?
Ein Workflow ist eine festgelegte Abfolge von Schritten oder Aufgaben, die zum Erreichen eines bestimmten Ziels führen. Workflows definieren, wer was wann erledigt und ermöglichen eine klare Struktur und Automatisierung von Prozessen, um Effizienz zu gewährleisten.
Workflows können sich auf einfache Aufgaben (z. B. das Versenden einer Bestätigungs-E-Mail nach einer Anmeldung) oder auf komplexe, bereichsübergreifende Prozesse (wie das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die Bearbeitung von Kundenanfragen) beziehen.
Sie beinhalten oft klare Regeln, Zuständigkeiten und Übergaben zwischen verschiedenen Beteiligten oder Abteilungen, was die Effizienz und Transparenz im Arbeitsablauf erhöht. In den meisten Unternehmen werden Workflows mittlerweile automatisiert, um wiederkehrende Prozesse zu optimieren, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.
Was sind automatisierte Workflows?
Du willst dein Business voranbringen, Ressourcen schonen und in glückliche Mitarbeitergesichter sehen? Automatisierte Workflows machen es möglich. Workflow-Automations sind Technologien, mit denen wiederkehrende Geschäftsprozesse automatisiert werden.
Dabei werden Softwares genutzt, um vordefinierte Regeln und Bedingungen zu erfüllen und Aufgaben ohne manuelle Eingriffe auszuführen. Workflow Automatisierungen kommen in der Regel vor allem in Bereichen wie Data Processing, Lead Management und Costumer Relationship Management vor. Aber auch Follow Up Mails wie zum Beispiel Bestellbenachrichtigungen oder Warenkorb-Erinnerungen können problemlos automatisiert werden.
Die Automatisierung von Arbeitsprozessen ist vor allem für Bereiche geeignet, bei denen nicht unbedingt viel nachgedacht werden muss. Durch Workflow Automatisierungen werden deshalb auch keine menschlichen Arbeitskräfte ersetzt, sondern viel mehr Ressourcen für die eigentlich wichtigen Aufgaben geschaffen.
Welche Vorteile hat eine Workflow-Automatisierung?
Studien haben ergeben, dass Mitarbeiter im Schnitt bis zu 40% ihrer Arbeitszeit mit manuellen, wiederkehrenden Aufgaben verbringen, die man locker automatisieren könnte. Durch diese Verzögerung geraten die eigentlich wichtigen Aufgaben in Verzug, wodurch es zu einem langsameren Kundenservice, längeren Verkaufszyklen und verpassten Verkaufschancen kommen kann. Durch Workflow Automation lässt sich die Produktivität deiner Kollegen um 20 – 50% steigern. Und das ist nur einer der zahlreichen Vorteile, die automatisierte Prozesse mit sich bringen
Automatisierte Workflows steigern Effizienz
Wie heißt es doch so schön: Kleinvieh macht auch Mist. Mails beantworten, Listen vervollständigen, Rechnungen schreiben – all diese Aufgaben rauben zwar auf den ersten Blick wenig Zeit, summieren sich aber zur richtigen Workflow Bremsen.
Das Schöne ist, dass es inzwischen zahlreiche Tools gibt, mit denen sich wiederkehrende, manuelle Aufgaben durch vordefinierte Prozesse automatisieren lassen. Die Mitarbeiter können dadurch effizienter arbeiten und sich auf ihre tatsächlichen Aufgaben konzentrieren.
Ein weiterer Vorteil von Workflow Automation: Der Software ist es völlig egal, dass Feierabend ist. Die Tools können rund um die Uhr ohne menschliches Eingreifen arbeiten. Dadurch können E-Mail-Kampagnen, Lead-Nurturing-Prozesse oder Social-Media-Posts zu genau festgelegten Zeiten automatisch ausgelöst werden, was Zeit spart und gleichzeitig die Konsistenz verbessert. Auch komplexere Aufgaben, wie das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die Genehmigung von Rechnungen, laufen nahtlos ab und benötigen keine ständige Überwachung.
Fehlerreduktion durch Workflow Automation
Wer noch nie einen Tippfehler gemacht hat oder eine wichtige Aufgabe auf der To-Do-Liste übersehen hat, der werfe den ersten Stein. Fehler sind menschlich. Das Problem ist, dass nachträgliche Korrekturen und Überprüfungen wertvolle Zeit und Ressourcen kosten können.
Durch die Automatisierung von Workflows werden standardisierte Prozesse erstellt, die konsistent und präzise ausgeführt werden. Aufgaben wie die Dateneingabe, die Bearbeitung von Bestellungen oder das Versenden von E-Mails werden automatisch und fehlerfrei durchgeführt, basierend auf vordefinierten Regeln und Bedingungen. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler minimiert, was besonders in sensiblen Bereichen wie der Finanzbuchhaltung, im Kundenservice oder in der Datenverarbeitung sehr wichtig ist.
Ein weiterer Vorteil ist die lückenlose Nachverfolgbarkeit. Automatisierte Systeme protokollieren jede Aktion. Dadurch lassen sich Prozesse easy überprüfen und Fehlerquellen identifizieren. Das führt nicht nur zu einer höheren Genauigkeit, sondern verbessert auch die Effizienz und Zuverlässigkeit von Geschäftsabläufen.
Kosten senken
Dass man durch Workflow Automation bares Geld sparen kann, haben wir bereits angeteasert. Um das zu verdeutlichen, haben wir hier ein kleines Rechenbeispiel.
Stellen wir uns vor, ein kleines Unternehmen bearbeitet monatlich 100 Rechnungen. Aktuell benötigt ein Mitarbeiter etwa 30 Minuten, um eine Rechnung zu überprüfen und freizugeben. Der Stundensatz des Mitarbeiters beträgt 25 Euro. Das bedeutet, dass die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung bei 12,50 Euro liegen (30 Minuten entsprechen 0,5 Stunden).
Für 100 Rechnungen belaufen sich die monatlichen Kosten auf 1.250 Euro (100 Rechnungen × 12,50 Euro).
Nach der Einführung eines automatisierten Workflows reduziert sich die Bearbeitungszeit pro Rechnung auf nur 10 Minuten. Die Kosten pro Rechnung sinken damit auf 4,17 Euro. Das Unternehmen gibt nun monatlich nur noch 417 Euro aus (100 Rechnungen × 4,17 Euro).
Durch die Automatisierung spart das Unternehmen also 833 Euro pro Monat, was auf das Jahr hochgerechnet 10.000 Euro ergibt.
Erhöhte Transparenz
Durch automatisierte Prozesse lässt sich auch die Transparenz eines Unternehmens deutlich erhöhen. Automatisierte Workflows ermöglichen zum Beispiel die Echtzeitverfolgung von Prozessen. Jeder Schritt wird dokumentiert und kann sofort eingesehen werden. Das hilft, den aktuellen Status von Aufgaben und Projekten zu überwachen und schnell auf Verzögerungen oder Probleme zu reagieren.
Darüber hinaus sorgt Workflow Automation für standardisierte Aufgaben, die für alle Beteiligten nachvollziehbar sind. Jeder Mitarbeiter folgt denselben vordefinierten Schritten, was Unklarheiten und Missverständnisse reduziert und die Verantwortlichkeiten klar definiert.
Viele Automatisierungstools bieten auch Dashboards, die wichtige Kennzahlen und Leistungsindikatoren visualisieren. Diese Analysen helfen, den Überblick über den Fortschritt und die Effizienz der Workflows zu behalten und ermöglichen datengestützte Entscheidungen.
Skalierbarkeit
Automatisierte Prozesse ermöglichen es, mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen. Das bedeutet, dass Unternehmen bei steigendem Auftragsvolumen nicht zwingend mehr Personal einstellen müssen, um den Anforderungen gerecht zu werden.
Die Workflows sind außerdem in der Regel standardisiert und können problemlos für neue Projekte oder Produkte übernommen werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise wächst, kann es dieselben automatisierten Prozesse auf neue Geschäftseinheiten oder geografische Märkte anwenden, ohne die Abläufe neu definieren zu müssen.
Die Workflows sind außerdem in der Regel standardisiert und können problemlos für neue Projekte oder Produkte übernommen werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise wächst, kann es dieselben automatisierten Prozesse auf neue Geschäftseinheiten oder geografische Märkte anwenden, ohne die Abläufe neu definieren zu müssen.
Automatisierungstools bieten außerdem häufig umfassende Datenanalysen, die es Unternehmen ermöglichen, Engpässe und ineffiziente Prozesse schnell zu identifizieren. So können Unternehmen proaktiv Anpassungen vornehmen, um ihre Abläufe weiter zu optimieren und Wachstum zu unterstützen.
Besseres Teamwork
Seien wir ehrlich: Die meisten Probleme entstehen durch Missverständnisse und mangelhafte Kommunikation. Auch hier kann die Workflow Automatisierung ein echter Game Changer sein. Durch automatisierte Workflows werden Aufgaben klar zugewiesen. Verantwortlichkeiten sind für alle Beteiligten transparent. Jeder Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird, und kann den Fortschritt anderer Teammitglieder in Echtzeit verfolgen. Das reduziert Missverständnisse und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.
Auch das Datenchaos hat ein Ende: Automatisierte Systeme sammeln und organisieren relevante Daten an einem Ort, sodass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen haben.
Darüber hinaus fördern automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen die Kommunikation. Teammitglieder werden über wichtige Fristen oder Änderungen in Prozessen informiert. Dadurch wird sicherstellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind und keine wichtigen Schritte übersehen werden.
Workflow Automatisierung für mehr Compliance & Sicherheit
Workflow-Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung von Compliance und Sicherheit in Unternehmen. Durch die Automatisierung von Prozessen werden standardisierte Abläufe geschaffen, die sicherstellen, dass alle Schritte gemäß den geltenden Richtlinien und Vorschriften ausgeführt werden. So wird das Risiko von Verstößen, die aus menschlichen Fehlern oder Inkonsistenzen entstehen könnten, signifikant reduziert. Ein wichtiger Aspekt der Compliance ist die Dokumentation.
Automatisierte Workflows protokollieren automatisch alle Aktivitäten und Entscheidungen, was eine lückenlose Nachverfolgbarkeit ermöglicht. Bei Audits oder Prüfungen können Unternehmen schnell und einfach nachweisen, dass sie die erforderlichen Standards einhalten. Diese Transparenz erhöht das Vertrauen von Stakeholdern und Kunden.
Zusätzlich erhöht die Automatisierung die Sicherheit von Daten und Prozessen. Sensible Informationen können durch Zugriffsberechtigungen und automatische Genehmigungsprozesse besser geschützt werden. Automatisierte Benachrichtigungen warnen Mitarbeiter sofort bei Verdachtsmomenten oder Unregelmäßigkeiten, sodass schnelle Maßnahmen ergriffen werden können.
Kundenzufriedenheit
Eine Workflow Automatisierung ermöglicht schnellere Reaktionszeiten, kürzere Wartezeiten und eine zügige Bearbeitung von Kundenanfragen und Bestellungen.
Diese Verlässlichkeit schafft Vertrauen und wirkt sich positiv auf die Costumer Relationship aus.
Diese Verlässlichkeit schafft Vertrauen und wirkt sich positiv auf die Costumer Relationship aus.
Durch die Automatisierung von Geschäftsabläufen erhalten Kunden stets die gleichen Informationen und Dienstleistungen, unabhängig davon, wer ihre Anfrage bearbeitet. So lassen sich zum Beispiel automatische Benachrichtigungen einrichten, die den Kunden über seinen Bestellstatus oder Supportanfragen informieren. Dadurch zeigt das Unternehmen dem Kunden, dass sein Anliegen ernstgenommen wird. Darüber hinaus lassen sich durch die automatische Analyse von Kundendaten gezielte, maßgeschneiderte Angebote und Nachrichten versenden, die die Relevanz erhöhen und das Interesse der Kunden wecken.
Diese Prozesse lassen sich durch Workflow Automation optimieren
Bestimmt fragst du dich jetzt, was man mit einer Workflow Automatisierung eigentlich alles machen kann. Automatisierte Prozesse können den Unternehmensalltag in
vielerlei Hinsicht erleichtern. Sie ermöglichen das Versenden von E-Mails basierend auf bestimmten Triggern, die automatisierte Datenverarbeitung in CRM-Systemen oder die Erstellung von Berichten zur Leistungsanalyse. Darüber hinaus lassen sich Routineaufgaben minimieren, Lead-Nurturing und Lead-Scoring automatisieren und Performance-Analysen in Echtzeit erstellen.
Personalisierte Inhalte erstellen
Durch eine Workflow Automatisierung lassen sich auch personalisierte Inhalte automatisch erstellen und anpassen. Der Vorteil ist, dass man dadurch individuell auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen kann und trotzdem keine manuellen Prozesse aufrechterhalten muss.
Der erste Schritt besteht darin, relevante Kundendaten zu sammeln. Automatisierte Systeme können Informationen aus verschiedenen Quellen, wie CRM-Daten, Interaktionen auf der Website und Social-Media-Aktivitäten, integrieren. Diese Daten bilden die Grundlage für personalisierte Inhalte.
Der erste Schritt besteht darin, relevante Kundendaten zu sammeln. Automatisierte Systeme können Informationen aus verschiedenen Quellen, wie CRM-Daten, Interaktionen auf der Website und Social-Media-Aktivitäten, integrieren. Diese Daten bilden die Grundlage für personalisierte Inhalte.
Mit Workflow-Automation kannst du dann Inhalte automatisch erstellen und anpassen. Du kannst zum Beispiel personalisierte E-Mail-Kampagnen entwickeln, die auf spezifische Interessen oder das Kaufverhalten deiner Kunden zugeschnitten sind. Trigger, wie das Verlassen eines Warenkorbs oder das Herunterladen eines Whitepapers, können automatisierte Follow-up-E-Mails auslösen, die auf die jeweiligen Nutzerbedürfnisse eingehen.
Automatisierungstools ermöglichen aber auch die Segmentierung deiner Zielgruppe, sodass verschiedene Gruppen maßgeschneiderte Inhalte erhalten. Durch die kontinuierliche Analyse der Ergebnisse kannst du deinen Workflow anpassen und optimieren, um die Wirksamkeit personalisierter Inhalte weiter zu steigern.
Multichannel-Automatisierung
Workflows lassen sich auch kanalübergreifend automatisieren. Durch die Analyse von Kundendaten können Unternehmen herausfinden, welche Kanäle ihre Zielgruppe bevorzugt und wie sie mit der Marke interagiert. Mit automatisierten Workflows können Unternehmen dann gezielt Inhalte erstellen und anpassen, die über die gewählten Kanäle ausgespielt werden. Zum Beispiel kann ein Kunde, der eine E-Mail mit einem Sonderangebot erhalten hat, automatisch auch eine SMS-Benachrichtigung erhalten, wenn er das Angebot innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens nicht nutzt.
Unternehmen können dadurch auch messen, welche Kanäle am effektivsten sind und wie gut die Inhalte ankommen. Diese Daten ermöglichen es, Strategien anzupassen und zu optimieren, um die Kundenbindung zu erhöhen.
Lead-Nurturing & Lead-Scoring
Workflow Automatisierung spielt vor allem im Marketing und Vertrieb eine wichtige Rolle – insbesondere im Lead Nurturing und Lead-Scorcing.
Als Lead-Nurturing bezeichnet man die Entwicklung von Beziehungen zu potenziellen Kunden, um sie durch den Verkaufsprozess zu führen. Automatisierte Workflows ermöglichen es, personalisierte Inhalte basierend auf dem Verhalten und den Interessen der Leads zu erstellen. So können beispielsweise automatisierte E-Mails, die relevante Informationen oder Angebote enthalten, gezielt versendet werden, um Leads weiter zu engagieren und die Kaufbereitschaft zu erhöhen.
Lead-Scoring bewertet dagegen Leads anhand ihrer Interaktionen mit deiner Marke. Automatisierungstools können Daten wie besuchte Webseiten, heruntergeladene Inhalte oder Engagement in sozialen Medien sammeln und analysieren. Anhand dieser Daten wird jedem Lead ein Score zugewiesen, der die Wahrscheinlichkeit eines Kaufs angibt.
Durch die Kombination von Lead-Nurturing und Lead-Scoring können Unternehmen gezielt Ressourcen auf vielversprechende Leads konzentrieren. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bereitgestellt werden, um die Conversion-Raten zu maximieren. So steigert die Workflow-Automatisierung nicht nur die Effizienz, sondern auch die Effektivität der Marketing- und Vertriebsstrategien, was letztlich zu einer höheren Umsatzgenerierung führt.
Analyse & Optimierung in Echtzeit
Automatisierte Prozesse erfassen und bearbeiten im Hintergrund kontinuierlich Daten wie Nutzerinteraktionen, Prozessfortschritte und Ergebnisse. Diese Daten stehen dir meist sofort zur Verfügung und erleichtern fundierte Entscheidungen. Viele Workflow-Automatisierungstools bieten sogar integrierte Analysemöglichkeiten, die automatisch Berichte über wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) generieren, wie Conversion-Raten oder Bearbeitungszeiten. So kannst du schnell erkennen, wo es Verbesserungsbedarf gibt.
Ein weiterer Vorteil ist das Monitoring von Leistungsindikatoren. Wenn ein Prozess nicht wie geplant funktioniert, kannst du sofort reagieren und Anpassungen vornehmen, um die Effizienz zu steigern. Zudem ermöglicht Workflow-Automatisierung A/B-Tests, bei denen verschiedene Ansätze parallel getestet werden können. Dadurch erhältst du wertvolle Einblicke, welche Variante die besten Ergebnisse liefert.
Workflow Automation – Use Cases
Workflow Automatisierungen haben bereits in vielen Branchen den Arbeitsalltag revolutioniert. Im Grunde gibt es keinen Betrieb, der nicht davon profitieren kann, wiederkehrende Aufgaben einer Software zu überlassen.
- Marketing und Vertrieb: Automatisierungen ermöglichen eine personalisierte Kundenansprache und effiziente Lead-Nurturing-Prozesse. Durch automatisierte E-Mail-Kampagnen und Lead-Scoring können Unternehmen ihre Conversion-Raten steigern und Ressourcen besser einsetzen.
- Finanzdienstleistungen: Workflow Automations helfen bei Prozessen wie Datenverarbeitung, Compliance-Prüfungen und Risikomanagement. Dadurch lassen sich Fehler reduzieren und die Bearbeitung von Anträgen beschleunigen, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht.
- Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen können Automatisierungen die Patientenverwaltung, Terminplanung und Dokumentation verbessern. Das sorgt für eine effizientere Patientenversorgung und entlastet das medizinische Personal, damit es sich auf die Behandlung konzentrieren kann.
- E-Commerce: Automatisierungen ermöglichen E-Commerce-Unternehmen die Bestellverarbeitung, Lagerverwaltung und Kundenkommunikation. Das führt zu schnelleren Lieferzeiten und einer besseren Kundenerfahrung.
- Personalwesen: Im HR-Bereich erleichtern Workflow Automatisierungen Prozesse wie die Bewerberverwaltung, das Onboarding und die Zeiterfassung. Das verbessert die Effizienz und sorgt für eine bessere Mitarbeiterzufriedenheit.
- Produktion: In der Fertigungsindustrie optimiert die Automatisierung die Produktionsabläufe, verbessert die Qualitätssicherung und reduziert Ausfallzeiten. Das führt einer höheren Effizienz und Kosteneinsparungen.
- IT und Softwareentwicklung: Automatisierungen ermöglichen hier die Verwaltung von Software-Updates, Bug-Tracking und Projektmanagement, was die Entwicklungszyklen verkürzt und die Qualität erhöht.
Workflows Automatisieren – Unsere Tipps
Nun kennst du also die Vorteile von automatisierten Workflows. Aber wie lässt sich das Ganze praktisch umsetzen? Die gute Nachricht: Es gibt verschiedene Tools, die speziell für die Prozessautomatisierung entwickelt wurden. Wir nutzen zum Beispiel am liebsten die Software Zapier, die wir zum Beispiel durch Phyton-Codes ergänzen. Welches Tool du nutzen oder ob du dir Unterstützung von einer Marketing Agentur holen willst, bleibt dir überlassen. Solltest du die Workflow Automation selbst in die Hand nehmen wollen, haben wir an dieser Stelle aber ein paar Tipps zusammengestellt.
Ziele & Prozesse definieren
Bevor du dich für ein Tool entscheidest, solltest du natürlich herausfinden, welche Prozesse automatisiert werden können. Überleg dir in diesem Zusammenhang auch, welches Ziel du durch die Prozessoptimierung erreichen willst. Beispiele für Ziele könnten die Reduzierung von Bearbeitungszeiten, die Minimierung von Fehlern oder die Verbesserung der Kundenzufriedenheit sein. Diese Ziele sollten spezifisch, erreichbar und zeitgebunden) sein, um eine klare Orientierung zu bieten.
Bei der Prozessanalyse gehen wir in der Regel so vor, dass wir aktuelle Arbeitsabläufe zunächst dokumentieren und analysieren, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren. Wichtig ist, auch die Mitarbeiter einzubeziehen, die die Prozesse täglich nutzen. Nur so lässt sich herausfinden, welche Aufgaben tatsächlich Zeitfresser sind und automatisiert werden sollten.
Workflow Automation Tools wählen
Nicht jedes Workflow Automation Tool ist auch für jeden Betrieb geeignet. Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du deshalb genau überprüfen, welche Prozesse damit automatisiert werden können, für welche Userzahl das Paket ausgelegt ist und ob eine Integrationsmöglichkeit mit deinem bestehenden System vorliegt. Das gewählte Tool sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur einfügen und mit anderen Softwarelösungen, wie CRM- oder ERP-Systemen, kommunizieren können. Sicherheits- und Compliance-Funktionen sind ebenfalls wichtig, um sensible Daten zu schützen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Wichtig ist außerdem die Benutzerfreundlichkeit des Tools. Ein intuitives Interface erleichtert die Einarbeitung und fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Schulungen und Support sind ebenfalls wichtige Kriterien; ein gutes Tool sollte umfassende Ressourcen zur Verfügung stellen, um die Nutzer zu unterstützen.
Die Investition in ein Workflow-Automation-Tool sollte sich zudem natürlich auch finanziell lohnen. Achte darauf, dass die Kosten langfristige Einsparungen und Effizienzgewinne nicht übersteigen.
Trigger nutzen
Beim Erstellen einer Workflow-Automation ist die Auswahl von Triggern ein entscheidender Schritt. Trigger sind Ereignisse, die einen Workflow auslösen und den Prozess überhaupt erst in Gang setzen. Die richtige Wahl der Trigger sorgt dafür, dass die Automatisierung zur richtigen Zeit eingreift und Aufgaben effizient abarbeitet.
Ein Beispiel für einen Trigger in der Workflow-Automation ist das Empfangen einer neuen E-Mail in einem bestimmten Postfach.
Wenn eine E-Mail mit einem bestimmten Betreff oder von einem bestimmten Absender eingeht, kann dieser Trigger automatisch einen Workflow auslösen, der folgende Aktionen durchführt:
1. Benachrichtigung: Das Teammitglied erhält eine sofortige Benachrichtigung über die neue E-Mail.
2. Datenextraktion: Wichtige Informationen aus der E-Mail, wie z. B. Anfragen oder Aufträge, werden automatisch extrahiert.
3. Erstellung eines Tickets: Ein Support- oder Projekt-Ticket wird in einem entsprechenden Tool (z. B. einem Ticketing-System oder Projektmanagement-Tool) erstellt.
- 4. Zuweisung: Das Ticket wird automatisch einem bestimmten Teammitglied zugewiesen, basierend auf der Art der Anfrage.
Denke aber auch an interne Trigger, wie das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Update eines Datensatzes in deinem CRM.
Ein effektiver Trigger muss klar definiert sein und spezifische Bedingungen haben. Achte darauf, dass der Trigger nicht zu häufig oder unter den falschen Umständen ausgelöst wird, um unnötige Aktionen zu vermeiden. Viele Automatisierungstools bieten Optionen, um Bedingungen und Filter festzulegen, damit der Trigger nur unter bestimmten Umständen aktiv wird.
Workflow Automatisierung überprüfen
Auch automatisierte Prozesse können fehlerhaft oder so programmiert sein, dass sie nicht richtig funktionieren. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob du mit den automatisierten Prozessen auch tatsächlich die gewünschten Ergebnisse erzielst. Welche Schritte funktionieren und welche nicht? Wenn es Probleme gibt – wo genau hakt es?
Die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) für die Analyse deiner Workflow Automation sind:
Durchlaufzeit: Diese Kennzahl misst die Zeit, die ein Prozess benötigt, um von Anfang bis Ende abgeschlossen zu werden. Eine kürzere Durchlaufzeit zeigt eine effizientere Automatisierung.
Fehlerquote: Die Anzahl der Fehler oder Ausnahmen, die während des automatisierten Prozesses auftreten. Eine niedrige Fehlerquote deutet auf einen reibungslosen Workflow hin.
Conversion-Rate: Bei Marketing- und Vertriebsprozessen misst diese Kennzahl, wie viele Leads oder Interessenten zu zahlenden Kunden werden. Sie hilft zu verstehen, wie effektiv die Automatisierung im Verkaufsprozess ist.
- Nutzerinteraktion: Diese Kennzahl zeigt, wie oft Nutzer mit den automatisierten Prozessen oder Inhalten interagieren. Hohe Interaktionsraten sind ein Zeichen für ansprechende Inhalte.
Ressourcennutzung: Messen, wie viele Ressourcen (Zeit, Budget, Personal) für die Durchführung der automatisierten Prozesse benötigt werden. Eine effiziente Ressourcennutzung ist entscheidend für den Erfolg.
Kundenzufriedenheit: Die Zufriedenheit der Kunden mit dem automatisierten Service oder Prozess kann über Umfragen oder Net Promoter Score (NPS) gemessen werden.
- Return on Investment (ROI): Diese Kennzahl zeigt, wie viel Wert die Automatisierung im Verhältnis zu den Kosten bringt. Ein positiver ROI ist entscheidend für die Rechtfertigung von Investitionen in Automatisierungslösungen.
Fazit
Workflow Automatisierungen sind inzwischen keine Kür mehr, sondern eine Pflicht für alle, die auf dem Markt mithalten wollen. Durch Workflow Automations lassen sich Ressourcen schonen, Prozesse abkürzen und sowohl die Mitarbeiter- als auch die Kundenzufriedenheit steigern. Du willst deine Workflows auf das nächste Level bringen, weißt aber nicht, wie du vorgehen sollst? Wir helfen dir gerne bei der Integration eines Tools und unterstützen dich bei der Automatisierung deiner Prozesse!
