Bei großen Projekten müssen oft mehrere Teams, die sich mitunter noch nie zuvor begegnet sind, zusammenarbeiten. Damit von Beginn an alle auf demselben Stand sind, gibt es in der Regel ein Kick-off-Meeting.
Kick-Off-Meetings finden meist dann statt, wenn ein Unternehmen mit einer externen Agentur zusammenarbeitet. Der Termin dient deshalb auch dazu, sich einander vorzustellen und herauszufinden, ob die Firmenphilosophien & Arbeitsweisen zusammenpassen.
Im Idealfall weiß jeder am Ende der Veranstaltung zumindest im Groben, welche Aufgaben auf ihn zukommen, wer sonst noch so mitmacht und was eigentlich der Sinn hinter dem ganzen Projekt ist.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie so ein Kick-Off-Meeting aussieht & was nötig ist, damit aus dem Meeting ein hervorragend organisiertes Projekt wird.
Kick-off-Meeting – Definition
Als Kick-off-Meeting bezeichnet man eine spezielle Teambesprechung, die sozusagen den Startschuss des Projekts bildet. Bei diesem Termin werden nicht nur das Ziel, die Aufgaben und die Bedeutung des Projekts vorgestellt. Ein Kick-Off Meeting ist auch gleichzeitig eine Kennenlern- und zusätzliche Motivationsmöglichkeit für alle beteiligten Teammitglieder.
Bei einem Kick-off-Meeting sind in der Regel alle Personen anwesend, die in an der Durchführung des Projekts beteiligt sind. Bei besonders großen Projekten werden aber auch häufig weitere Stakeholder, Auftraggeber oder Abteilungsleiter, die nur am Rande mit der Durchführung zu tun haben, zum Kick-Off eingeladen.
Wie sieht eine Kick-Off-Meeting Agenda aus?
Bei den meisten Kick-off-Meetings wird im Vorfeld eine Agenda festgelegt. Das ist so etwas wie eine Tagesordnung, an der sich die Teilnehmenden orientieren können. Eine Agenda ist insofern wichtig, da ein Kick-off-Meeting ohne Struktur schnell ins Chaos ausarten kann.
Wie die Kick-off Agenda aussieht, hängt natürlich immer vom jeweiligen Projekt ab. Typischerweise hangelt man sich aber an Fragen entlang, wie beispielsweise:
- Welche Informationen müssen ausgetauscht werden?
- Welche Vision steckt hinter dem Projekt?
- Wie ist der Auftraggeber-Status vor dem Projekt? Was wurde bereits ausprobiert und kann verworfen werden?
- Wie arbeiten das Unternehmen & die beauftragte Agentur?
- Wie geht man mit Notfallsituationen um?
- Welche Ziele hat das Projekt kurzfristig & langfristig?
- Welche Impulse können die Beteiligten geben?
- Wie sieht der Projektplan aus?
- Was brauchen die einzelnen Teams für die Durchführung des Projekts?
- Wo gibt es Klärungsbedarf?
Am Ende eines Kick Offs sollte außerdem immer eine Feedbackrunde stehen. Für diesen Punkt planst du am besten etwas mehr Zeit ein, denn erfahrungsgemäß gibt es am Ende immer doch noch einiges zu besprechen.
Wie lange dauert ein Kick-off-Meeting?
Wie lange ein Kick-Off-Meeting dauert, hängt natürlich ebenfalls von der Größe des Projekts ab. Im Schnitt solltest du ca. 3-4 Stunden einplanen. Bei komplexeren Projekten kann auch mal ein ganzer Arbeitstag draufgehen.
Unsere Erfahrung sagt, dass man für ein Kick-off-Meeting immer besser zu viel Zeit einplanen sollte als zu wenig. Auch wenn die Agenda vermeintlich kurz aussieht, kann es immer passieren, dass sich ein Thema plötzlich doch unerwartet in die Länge zieht.
Welche Ziele hat eine Kick Off Veranstaltung?
Ein Kick-off-Meeting ist nicht einfach in ein paar Minuten erledigt. Schließlich sollen nach diesem Termin alle Beteiligten eine genaue Vorstellung davon haben, warum sie eigentlich hier sind und welcher Sinn hinter dem ganzen Projekt steht. Ein Kick-off-Meeting verfolgt deshalb mehrere Ziele.
Kickoff Meeting: Informationen austauschen
Erstmal geht es bei einem Kick-off-Meeting natürlich darum, Informationen auszutauschen.
Im Normalfall beginnt ein Kick-Off-Meeting damit, dass der Auftraggeber erklärt, worum es bei dem Projekt geht und welche Ergebnisse er sich vorstellt.
Vielleicht hat das Projekt sogar bereits eine Vorgeschichte und wurde beispielsweise von einem anderen Auftragnehmer begonnen, aber nicht zu Ende gebracht.
In diesem Fall hat der Auftraggeber beim Kick-off-Meeting die Gelegenheit, den neuen Partnern zu berichten, welche Maßnahmen bereits (erfolgreich oder nicht erfolgreich) durchgeführt wurden. So wissen alle Beteiligten gleich, welche Aktionen sie sich von Vorneherein sparen können.
Die Teams, die für die Umsetzung zuständig sind, erläutern wiederum die Möglichkeiten und notwendigen Schritte des Projekts. Außerdem legen sich die Beteiligten auf ein Budget und einen Zeitrahmen fest.
Projektziele setzen
Damit ein Projekt überhaupt erst starten kann, müssen alle Beteiligten wissen, warum sie eigentlich das tun, was sie tun. Bei einem Kick-Off-Meeting geht es deshalb auch darum, klare Projektziele festzulegen.
Nehmen wir zum Beispiel mal an, ein Unternehmen wendet sich an eine Recruiting Agentur, weil es Unterstützung bei der Personalsuche braucht. Das übergeordnete Ziel könnte hier lauten, langfristig Geld und Zeit in die Personalsuche stecken zu müssen.
Um dieses Ziel zu erreichen, braucht es aber mehrere Teilziele, z.B. den Aufbau eines Employer Brandings und die Entwicklung einer ausgeklügelten Recruiting-Strategie, die dauerhaft Erfolge einfährt.
Das Kick-off-Meeting ist dafür gedacht, allen Beteiligten klarzumachen, wie das große Ganze aussieht und aus welchen Puzzleteilen es sich zusammensetzt.
Strategie festlegen
Wer ein Ziel erreichen will, muss auch irgendwie einen Weg dorthin finden. Im Rahmen eines Kick-off-Meetings werden deshalb auch die Strategien besprochen, mit denen das Ziel erreicht werden soll. Bleiben wir doch mal bei unseren Recruiting-Beispiel.
Angenommen, die auftraggebende Marke hat das Ziel, innerhalb von 3 Monaten 10 neue Mitarbeiter einzustellen. Dafür könnten verschiedene Strategien zum Einsatz kommen. Zum Beispiel gezielte Social Media Kampagnen, Paid Ads, Active Sourcing, Karriere-Websites, Video Marketing, Networking oder eine KI-gestützte Automatisierungs-Strategie.
Im Rahmen des Kick-off-Meetings erklären die Teams, die für die Umsetzung des Projekts zuständig sind, welche Strategien erfahrungsgemäß sinnvoll sind und welche Methoden vermutlich eher nichts bringen werden. Die Auftraggeber können wiederum Rückfragen stellen oder Wünsche äußern.
Kommunikationskanäle festlegen
Bei einem Kick-off-Meeting werden meist auch die Kommunikationswege festgelegt, über die sich die einzelnen Beteiligten miteinander austauschen. Das ist vor allem bei Teams wichtig, die asynchron und von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten.
Im Rahmen der Kick-off-Veranstaltung wird zum Beispiel beschlossen, welches Kommunikationstool genutzt werden soll, wie häufig Team-Meetings stattfinden und wer der zentrale Ansprechpartner für welchen Bereich ist.
Kick off: Die Chance, seine Visionen zu teilen
Hinter jedem Projekt steckt eine bestimmte Vision. Die Auftraggeber kennen diese Vision. Die externe Agentur allerdings nicht unbedingt. Das Kick-off-Meeting dient dazu, den Beteiligten diese Vision zu vermitteln. Welche Bedeutung hat das Projekt für das Unternehmen und die Kunden? Was soll sich dadurch verändern? Welche Auswirkungen hat das Projekt vielleicht sogar auf die Welt?
Wenn alle Beteiligten die Vision kennen, die hinter der Projektidee steckt, fällt es erfahrungsgemäß deutlich leichter, Ziele und Strategien zu entwickeln, die mit der übergeordneten Vorstellung übereinstimmen.
Kick-off dient als Motivationsschub
Bei den meisten Projekten arbeiten die Teams nur indirekt miteinander. Jeder ist irgendwie mit seinem Teilbereich beschäftigt und steht nur mit denjenigen in Kontakt, die in einem ähnlichen Aufgabenbereich arbeiten. Bei einem Kick-off-Meeting lernt man aber auch die Teammitglieder kennen, die jenseits des eigenen Dunstkreises arbeiten.
Die Initiatoren des Kick-off-Termins stellen die Beteiligten einander vor und erklären, wer welche Expertise in das Projekt einfließen lässt. Durch das Kick-Off-Meeting wird das Projekt von einer Idee zur Realität. Allein das reicht oft schon aus, um den Beteiligten einen Motivationskick zu verleihen.
Wo findet ein Kick off Meeting statt?
Kick-off-Veranstaltungen können sowohl persönlich vor Ort als auch digital stattfinden. Persönliche Meetings haben den Vorteil, dass sich alle Beteiligten wenigstens einmal in Natura sehen, was die Bindung vor allem bei rein virtuellen Teams deutlich erhöhen kann.
Allerdings ist die Location einer Kick Off Veranstaltung auch eine gewisse Frage des Budgets und der Logistik. Bei verstreut arbeitenden Teams ist es zum Beispiel oft ein zu großer Aufwand, alle an einem Ort zusammenzubringen. Auch für kleinere Projekte, bei denen wenig diskutiert werden muss, reicht ein Online-Meeting oft vollkommen aus.
6 Top Tipps für das perfekte Kick-off
Das Kick-off-Meeting ist nicht nur ein Get-Together, sondern ausschlaggebend dafür, ob ein Projekt umgesetzt wird oder nicht. Wenn die Harmonie beim Kick-off-Meeting nicht stimmt oder die Beteiligten nicht auf einen Nenner kommen, ist das Projekt mitunter zum Scheitern verurteilt, bevor es überhaupt gestartet hat. Ein Kick-Off soll den Beteiligten einen Energiebooster geben und für Klarheit & Inspiration sorgen. Damit das gelingt, haben wir hier 6 Tipps für dich.
1. Der Funke muss überspringen
Machen wir uns nichts vor: Kick Offs sind Meetings, die echt lange dauern können. Und egal, wie wichtig das Projekt auch sein mag – wir sind alle Menschen, und Menschen langweilen sich nun mal schnell. Da es bei einem Kick-off-Meeting allerdings wichtig ist, dass jeder aufmerksam bleibt, solltest du das Ganze nicht zu trocken angehen.
Du kannst zum Beispiel interaktive Workshops einbauen, die die Teilnehmer zu mitdenken anregen. Oder Ice-Breaker-Fragen stellen, die auch ruhig persönlicher Natur sein dürfen. Beliebt sind auch Kennenlernspiele und Quizfragen – eben alles, was die Teilnehmer aus der Zuhör-Lethargie reißt.
2. Jeder braucht eine klare Rolle
Ein Kick-off-Meeting war nur dann sinnvoll, wenn jeder am Ende weiß, was er eigentlich tun soll. Und dafür braucht es eine klare Rollenverteilung. Aus der Veranstaltung sollte sich also herauskristallisieren:
- wer für welche Aufgaben der Hauptverantwortliche ist,
- wem über was Bericht erstattet werden muss,
- wer die Projektarbeiten kontrolliert,
- wer für die Updates sorgt und
- wer der Gesamtverantwortliche des Projekts ist.
Was die Updates angeht, sollte am Ende auch feststehen, wie oft Updates in welchem Umfang erfolgen sollten, wie die Feedback-Schleifen aussehen und wer informiert werden muss, wenn größere Probleme auftauchen.
3. Der Input sollte sich in Maßen halten
Auch wenn das Kick-off-Meeting einige Stunden in Anspruch nehmen kann, sollte man die Teilnehmer nicht mit zu viel Input überfordern. In der Regel stehen sowieso schon alle unter Druck, weil so viele Fragen geklärt werden müssen. Zu viele Informationen können da noch zusätzlich verunsichern.
Ganz abgesehen davon, dass die Teilnehmer sich eine pure Informationsflut sowieso nicht merken können.
Das Kick-off-Meeting ist also nicht dafür da, tiefgehende Probleme oder einzelne Aufgaben in ihren Einzelheiten zu klären, sondern vielmehr, um die Rahmenbedingungen festzulegen. Achte also darauf, dass du
- klare Botschaften sendest, die bei jedem ankommen und
- nur die Informationen teilst, die für den Start des Projekts unbedingt nötig sind.
Ein Kick-off-Meeting soll keine Hörsaal-Vorlesung mit anschließender Abschlussarbeit sein, sondern eine Möglichkeit zum Kennenlernen, Austauschen und Fragenstellen. Wenn du dir unsicher bist, orientiere dich von der Art her lieber an Workshops als an Vorträgen.
4. Die Maßnahmen müssen realistisch bleiben
So ein Projekt weckt natürlich den Ehrgeiz der Beteiligten. Trotzdem ist es wichtig, immer auf dem Boden der Tatsachen zu bleiben. Nicht alle Maßnahmen, die super klingen, sind auch tatsächlich umsetzbar. Wer auch immer das Kick-off-Meeting leitet, sollte darauf achten, dass der Fokus nicht verloren geht und die Strategieplanungen nicht irgendwann die tatsächlichen Kapazitäten der Beteiligten sprengen.
5. Genug Zeit für Vorstellung & Feedback einplanen
Teamwork makes the Dreamwork. Damit ein Team gut zusammenarbeitet, sollten sich die Beteiligten aber auch kennen. Bei aller Informationsweitergabe & Planung sollte bei einem Kick-off-Meeting deshalb genügend Raum für eine Vorstellungsrunde bleiben. Und zwar keine 0815-Vorstellung, in der jeder nur seinen Namen und sein Aufgabenspektrum nennt. Bei einem Kick Off darf es ruhig etwas persönlicher werden, denn das Ganze soll ja auch Spaß machen.
Zu wenig Raum für die Vorstellung zu lassen ist fast genauso fatal, wie zu wenig Zeit für die Feedbackrunden einzuplanen. Je komplexer das Projekt ist und je mehr Leute beteiligt sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, das am Ende des Kick Offs einige Fragen auftauchen. Also: Geh die Sache entspannt an und versuche nicht, einen Punkt nach dem anderen abzuhetzen.
6. Mitschreiben!
Keiner kann sich den gesamten Gesprächsverlauf eines 4-stündigen Meetings merken. Soll auch keiner, denn im besten Fall beauftragst du schon im Vorfeld jemanden damit, Protokoll zu führen.
Dieses Protokoll dokumentiert die Ergebnisse des Kick-Offs und kann immer wieder herangezogen werden, falls im Nachgang an die Veranstaltung Fragen auftauchen. Glaub uns: Du wirst dir für das Protokoll dankbar sein.
Nachbereitung – Wie geht es nun weiter?
Das Kick-Off hat stattgefunden und lief super, alle gehen topmotiviert und begeistert nach Hause. Und nun?
Ja, nun folgt die eigentliche Arbeit. Denn das Kick-Off Meeting war nur der Auftakt. Jetzt geht es darum, die Aufgaben konkret festzulegen, den weiteren Projektverlauf zu klären und einen konkreten Handlungsplan zu erstellen.
Auch, wenn das Projekt in vollem Gange ist, lohnt es sich, immer mal wieder einen Blick auf das Ergebnisprotokoll des Kick Off Meetings zu werfen. So lässt sich nämlich feststellen, ob das Projekt so läuft wie geplant und ob sich die gewünschten Ziele tatsächlich im geplanten Zeitraum erreichen lassen.
Kick-Off-Meeting: Unsere Checkliste
Du planst ein Kick-off-Meeting, bist dir aber unsicher, ob du an alles gedacht hast? Kein Problem: Zum Abschluss haben wir an dieser Stelle eine Kick-off-Checkliste zusammengestellt, an der du dich orientieren kannst.
Für die Vorbereitung:
- Wer soll an dem Meeting teilnehmen?
- Wer ist der Moderator?
- Wer führt Protokoll?
- Sind alle relevanten Dokumente zusammengestellt?
- Gibt es kritische Fragen, die man im Voraus klären sollte?
- Steht die Agenda fest?
- Funktioniert die Technik?
- Sind alle Einladungen verschickt?
- Welche Maßnahmen sind zur Motivation & Auflockerung geplant?
Während der Veranstaltung:
- Wer begrüßt die Teilnehmer?
- Wie soll die Vorstellungsrunde stattfinden
- Warum sind wir hier?
- Welche Hintergründe/Rahmenbedingungen/Visionen beinhaltet das Projekt?
- Welche Schritte sind bereits geplant?
- Wer soll welche Rolle übernehmen?
- Welche Erwartungen haben die Teilnehmer?
- Gibt es Risiken?
- Welche Tools braucht man künftig?
- Wie wir kommuniziert & wie regelmäßig finden Updates statt?
- Haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, Feedback zu geben?
Für die Nachbereitung:
- Wer erhält das Protokoll?
- Welche Follow-Up-Mails müssen versendet werden?
- Gibt es Verbesserungsvorschläge für kommende Meetings?
- Sind alle Aufgaben und Meilensteine im System eingepflegt?
Fazit
Kick-Off-Meetings sind insofern eine Besonderheit, da es hier deutlich zwangloser zugeht als bei anderen Besprechungsterminen. Am Ende des Kick Offs sollen die Beteiligten nicht nur wissen, was sie in Bezug auf das bevorstehende Projekt zu tun haben, sondern auch, warum das Projekt überhaupt stattfindet und wer sonst noch so beteiligt ist.
Durch das Kick Off Meeting werden alle Beteiligten von bloßen Namen zu richtigen Kollegen und kennen ihre Ansprechpartner nicht nur auf dem Papier, sondern auch persönlich. Außerdem ist ein Kick-Off-Meeting der letzte Motivationsschubs, den es manchmal braucht, um etwas richtig Gutes auf den Weg zu bringen.
