Die meisten Menschen verbringen fünf Mal die Woche ca. 8 Stunden an ihrem Arbeitsplatz. Eine ziemlich lange Zeit. Und jetzt stell dir vor, dein Stuhl ist so unbequem, dass du am Rande eines Bandscheibenvorfalls stehst. Oder die Luft im Büro ist so schlecht, dass du alle zehn Minuten zum Durchatmen vor die Tür musst. Solche miserablen Arbeitsbedingungen sind hierzulande zum Glück selten. Arbeitgeber sind nämlich zu einer menschenwürdigen Arbeitsplatzgestaltung verpflichtet. Was das bedeutet, erfährst du jetzt.
Was versteht man unter Arbeitsplatzgestaltung?
Bei der Arbeitsplatzgestaltung geht es darum, Arbeitsplätze zu schaffen, die den physischen und psychischen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden. Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, menschengerechte Arbeitsplätze bereitzustellen, die als “erträglich, zumutbar, ausführbar, persönlichkeitsfördernd und zufriedenmachend” wahrgenommen werden.
Ob man einen Arbeitsplatz als erträglich ansieht oder sich in seiner Persönlichkeit gefördert fühlt, ist natürlich ein sehr subjektives Empfinden. Was Mitarbeiter A völlig okay findet, ist für Mitarbeiter B vielleicht schon unzumutbar. Deshalb wurden vor nicht allzu langer Zeit die ergonomischen Grundsätze in der weltweit geltenden „Ergonomie – Genereller Ansatz, Prinzipien und Konzepte“ DIN EN ISO 26800:2011 verbindlich festgelegt. Hier sind die wichtigsten Normen für ergonomische Arbeitsplätze genau geregelt.
Darum ist die Arbeitsplatzgestaltung wichtig
Die Arbeitsplatzgestaltung spielt sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Erfolg eines Unternehmens eine wichtige Rolle. Aus Mitarbeitersicht gilt der Grundsatz der Humanisierung. Dieser besagt, dass ein Arbeitsplatz weder körperlich noch psychisch zu einer Unter- oder Überforderung führen darf. Die Arbeit muss immer menschenwürdig ausgeführt werden können, und zwar zu jedem Zeitpunkt.
Wirtschaftlich gesehen gilt: Die Mitarbeiter, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, zeigen auch die besten Ergebnisse. Ein human und sinnvoll gestalteter Arbeitsplatz führt im besten Fall zu:
- Verbesserter Leistungsfähigkeit
- Weniger Krankmeldungen
- Zufriedenen Mitarbeitern
- Erhöhter Produktivität
- Weniger Kosten
- Weniger Arbeitsunfällen
Wenn du gerade im Recruiting-Prozess steckst, solltest du hier übrigens aufhorchen: Mit einer menschengerechten Arbeitsplatzgestalten und fairen Arbeitsbedingungen steigerst du auch das Employer Branding deiner Firma. Wenn sich deine Mitarbeiter bei dir wohlfühlen, belohnen sie dich nämlich mit Loyalität. Das heißt: Die Fluktuationsrate sinkt und dein Ruf als begehrter Arbeitgeber steigt.
Arbeitsplatzgestaltung: Drei Beispiele
Unsere Mitarbeiter haben einen Stuhl, einen Tisch und einen PC – das muss ja wohl reichen, oder? Nicht ganz! Zu einer menschenwürdigen Arbeitsplatzgestaltung gehört noch einiges mehr dazu. Die gesamte Arbeitsplatzgestaltung ist in drei Bereiche aufgeteilt: Ergonomie, Technologie und Organisation. Während es bei der Ergonomie vor allem um die körperlichen Anforderungen eines Arbeitsplatzes geht, zielen die Bereiche Technologie und Organisation auch darauf ab, die psychische Belastung der Mitarbeiter möglichst niedrig zu halten.
Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung
Bei der ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung geht es um die rein körperliche Gesundheit der Arbeitsnehmer. Ein Arbeitsplatz gilt nur dann als ergonomisch, wenn er optimal an die physischen Bedürfnisse des Nutzers angepasst ist. Dabei ist es völlig irrelevant, ob der Arbeitnehmer seinen Job überwiegend sitzend oder stehend ausübt. die ergonomischen Vorschriften gelten für Fließbandarbeit genauso wie für Büroaufgaben.
Das klassische Beispiel für eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung sind ergonomische Stühle. Solche Stühle sind in der Regel höhenverstellbar, mit Lendenstütze und dynamischer Sitzmechanik. Zur selben Sparte gehören auch höhenverstellbare Schreibtische, die den Wechsel zwischen Stehen und Sitzen ermöglichen.
Aber auch die Technik spielt für eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung eine Rolle. Unternehmen können ihren Mitarbeitern hier beispielsweise ergonomische Peripheriegeräte zur Verfügung stellen. Als solche bezeichnet man zum Beispiel vertikale Maussysteme, geteilte Tastaturen oder Monitore in Augenhöhe.
Und dann sind da noch Aspekte wie die richtige Beleuchtung, die Lautstärke, das Klima oder die Farbgebung des Arbeitsplatzes. Denn mal ehrlich: In einem dunklen Kämmerchen mit tristen Wänden, lauten Maschinengeräuschen und dauerhafter Zugluft arbeitet vermutlich niemand besonders gerne.
Technologische Arbeitsplatzgestaltung
Auch die technologische Arbeitsplatzgestaltung wird in vielen Betrieben immer relevanter. “Technologische Arbeitsplatzgestaltung” bedeutet in diesem Fall allerdings nicht, jeden Arbeitsplatz mit einem PC auszustatten (was sowieso in den meisten Betrieben schon längst üblich ist), sondern auf automatische Softwares umzusteigen.
Mittlerweile gibt es nämlich zahlreiche KI-gestützte Tools, die den Mitarbeitern verschiedene Routineaufgaben abnehmen können. Dazu gehören zum Beispiel CRM-Systeme, E-Mail-Marketing-Programme, Zeiterfassungssoftwares oder auch Videokonferenzsysteme.
Mit der richtigen technischen Arbeitsausstattung sorgst du dafür, dass sich deine Kollegen weniger mit lästiger Fleißarbeit beschäftigen müssen und stärker ihren eigentlichen Kernaufgaben nachgehen können. Und das wirkt sich wiederum positiv auf das psychische Wohlbefinden am Arbeitsplatz aus.
Organisatorische Arbeitsplatzgestaltung
Ob sich die Mitarbeiter in einem Unternehmen wohlfühlen, hängt nicht nur von der Ausstattung des Arbeitsplatzes an sich ab, sondern auch von den äußeren Rahmenbedingungen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Arbeitszeiten
- Pausenregelungen
- Arbeitsinhalte
- Homeoffice-Möglichkeiten
- Weiterbildungen
Je menschenfreundlicher du diese organisatorischen Aspekte gestaltest, desto besser wirkt sich das auch auf dein Employer Branding aus. Zufriedene Mitarbeiter werben nämlich gerne für ihren Betrieb. Und das kann dir bei der Suche nach neuen Mitarbeitern nur zugute kommen.
Arbeitsplatzgestaltung: Diese Vorschriften gelten
Wenn du gerade mitten in der Arbeitsplatzgestaltung für deine Mitarbeiter steckst, aufgepasst: Arbeitgeber müssen in Deutschland einige Gesetze und Vorschriften beachten. Wer dieser Vorschriften beachtet, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern hat auch einen guten Anhaltspunkt, was die Normen für einen guten Arbeitsplatz anbelangt.
Arbeitsschutzgesetz
Das Arbeitsschutzgesetz soll die körperliche und geistige Gesundheit aller Beschäftigten in Deutschland schützen und verbessern. Im Rahmen dieses Gesetzes sind Arbeitgeber unter anderem dazu verpflichtet:
- Potenzielle Gefahren am Arbeitsplatz zu erkennen und dafür zu sorgen, dass diese gar nicht erst auftreten
- Die Arbeitsplatzgestaltung technisch immer up-to-date zu halten
- Regelmäßige Schulungen zum Thema “Sicherheit und Gesundheitsschutz” für alle Mitarbeiter anzubieten
- Arbeitsplätze nicht nur an die körperlichen, sondern auch an die psychischen Bedürfnisse der Beschäftigten anzupassen.
Unfallverhütungsvorschriften
Damit am Arbeitsplatz keine Unfälle passieren, gibt es natürlich eine ganze Reihe von Vorschriften und Gesetzen. Die wichtigsten haben wir an dieser Stelle mal kurz zusammengefasst:
- Die Arbeitsstättenverordnung legt die gesundheitlichen und ergonomischen Regelungen für Arbeitsstätten fest. Dazu gehören zum Beispiel Aspekte wie Belüftungsmöglichkeiten, Beleuchtung, Fluchtwege, Raumtemperatur oder sanitäre Einrichtungen.
- Die Betriebssicherheitsverordnung regelt die sichere und fachgerechte Bereitstellung von Arbeitsmitteln.
- Die Baustellenverordnung hat das Ziel, den Sicherheits- und Gesundheitsschutz auf Baustellen durch frühe Planung, Koordination und Überwachung sicherzustellen.
- Die Bildschirmarbeitsverordnung sieht zwar keine feste Begrenzung der Bildschirmarbeitszeit vor, dafür aber regelmäßige Pausen oder Tätigkeitswechsel, um die Belastung zu reduzieren.
- Die Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung soll Arbeitnehmer vor Gesundheitsgefahren durch Lärm und Vibrationen schützen, indem Expositionsgrenzwerte eingehalten und entsprechende Schutzmaßnahmen getroffen werden.
Die wichtigsten Einflüsse auf einen ergonomischen Arbeitsplatz
Wie du siehst, wird ein ergonomischer Arbeitsplatz von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Wir haben uns an dieser Stelle mal die wichtigsten herausgepickt und zeigen dir, welche Anforderungen hier gelten.
Lichtverhältnisse am Arbeitsplatz
Die falsche Beleuchtung führt nicht nur zu Sehproblemen, sondern sorgt auch dafür, dass Mitarbeiter schneller müde werden. Deshalb gilt: Je besser die Qualität der Beleuchtung, desto höher ist auch die Konzentrationsfähigkeit der Angestellten. Bei den meisten Arbeitsplätzen gelten folgende Mindestanforderungen, was die Lichtverhältnisse anbelangt:
- 200 Lux in Kantinen
- 300 Lux in Versand-/Lager-/ oder Verpackungsbereichen
- 500 Lux in Laboren, sowie in regulären Büros
- 1000 Lux bei sehr feinen Montagearbeiten, wie sie z.B. in der Elektroindustrie üblich sind
Temperatur am Arbeitsplatz
Hast du bei 30 Grad Celsius auch das Gefühl, dass dein Gehirn schmilzt? Damit bist du nicht allein. Tatsächlich haben Klima und Temperatur eine ziemlich große Auswirkung auf das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Eine konkrete Regel, was die Temperatur am Arbeitsplatz angeht, gibt es zwar nicht. Feststeht allerdings, dass der Temperaturunterschied zwischen Außen und Innen nicht mehr als 6 Grad Celsius betragen sollte. Andernfalls droht nämlich Erkältungsgefahr.
Farben am Arbeitsplatz
Farben haben bekanntermaßen einen großen Einfluss auf die Emotionen und das Wohlbefinden der Menschen. Als Arbeitgeber sollte man sich deshalb gut überlegen, in welcher Farbe man die Wände der Arbeitsstätte streicht. Schwarze oder dunkelgraue Wände im Büro? Deprimierend. Grelles rot? Macht wohl auch den sanftmütigsten Mitarbeiter irgendwann aggressiv. Deutlich empfehlenswerter sind dagegen helle Farben. Zum einen, weil helle Farben für mehr Licht sorgen, zum anderen, weil sie die Räume optisch größer erscheinen lassen.
Lüftungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz
Eigentlich versteht es sich von selbst, aber: Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern ausreichend frische Atemluft zur Verfügung zu stellen. Im Idealfall in Außenluftqualität. Eine gute Belüftung fördert die Gesundheit, steigert die Konzentrationsfähigkeit und sorgt so für zufriedenere Gesichter am Arbeitsplatz.
Auch die Luftqualität spielt für das Wohlbefinden am Arbeitsplatz eine wichtige Rolle. Die optimale Luftfeuchtigkeit im Büro liegt bei einer Raumtemperatur von 20 bis 22 Grad Celsius bei etwa 40-60%. Wenn die Luft im Büro zu trocken wird, kann es helfen, die Raumtemperatur zu senken oder elektrische Luftbefeuchter anzuschaffen.
Mit der 5S-Methode zum perfekten Arbeitsplatz im Büro?
Neben der Ergonomie spielt auch das Thema Ordnung eine wichtige Rolle für die moderne Arbeitsplatzgestaltung. Hierfür wurde im Rahmen des Toyota Produktionssystems die sogenannte 5S-Methode entwickelt (deutsch 5A-Methode). Bei dieser Methode geht es darum, alles, was Mitarbeiter in irgendeiner Form ablenken könnte, abzuschaffen. Daraus haben sich 5 standardisierte Aspekte ergeben:
- Aussortieren: Marie-Kondo-Fans hergehört: Alles, was nicht nur für die Erledigung der Arbeit benötigt wird, gehört weg. Dadurch wird der Arbeitsplatz nicht nur ordentlicher, sondern auch leichter einsehbar.
- Aufräumen: Dieser Aspekt ist vor allem für Werkstätten relevant. Hier geht darum, Arbeitsmittel so bereitzulegen, dass man es möglichst ergonomisch erreichen kann.
- Sauberkeit: Sauberkeit am Arbeitsplatz sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, ist es aber nicht unbedingt. Zum Thema Sauberkeit gehört allerdings nicht nur, leere Coladosen und Chipstüten nach Arbeitsschluss im Mülleimer verschwinden zu lassen, sondern auch Mängel oder Probleme schnellstmöglich zu beheben.
- Anordnungen standardisieren: In vielen Unternehmen ist mittlerweile sogenanntes Job Sharing üblich. Das heißt, dass sich mehrere Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz teilen. Damit das funktioniert, muss jeder Arbeitsplatz gleich eingerichtet sein, damit die Mitarbeiter problemlos an einen anderen Ort switchen können.
- Alle Punkte einhalten: Der letzte Punkt erklärt sich von selbst: Die Methode klappt natürlich nur, wenn alle Aspekte eingehalten werden.
Die 5-A-Methode gilt als effiziente Methode, Arbeitsplätze allgemein zu optimieren. Allerdings ist diese Vorgehensweise auch nicht ganz unproblematisch. Bei aller Standardisierung geraten nämlich oft die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Hintergrund. Und die sind es ja, auf die man bei der modernen Arbeitsplatzgestaltung das Augenmerk richten sollte. Und natürlich lässt sich die 5S-Methode nicht auf jeden Bereich zu 100% anwenden, weil man ihren Ursprung aus der Produktion doch deutlich heraushört. Aber trotzdem: Als Anhaltspunkt, um den Arbeitsplatz für das tägliche Geschäft zu rüsten, eignet sich die 5S-Methode allemal.
Fazit
Wenn man von “moderner Arbeitsplatzgestaltung” hört, denkt man oft an futuristische Bildschirme und High-Tech-Stühle. Dabei geht eine gute Arbeitsplatzgestaltung zum Teil in eine ganz andere Richtung. Arbeitgeber müssen sich nicht nur an die gesetzlichen Vorschriften halten, sondern auch auf die individuellen Vorlieben und Bedürfnisse der Mitarbeiter Rücksicht nehmen. Wie das gelingt? Durch Kommunikation!
